La trasparenza amministrativa consiste, nella sua accezione più ampia, nell’assicurare la massima circolazione possibile delle informazioni sia all’interno del sistema amministrativo, sia fra quest’ultimo ed il mondo esterno.
L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza, secondo le modalità previste dalla Legge, nonché dai principi dell’ordinamento comunitario (art. 1 della legge 241/1990 modificata e integrata dalla Legge 15/2005).
E’ evidente come questa legge abbia apportato importanti modifiche nei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e i diritti dei cittadini.
Infatti non solo è previsto il diritto di prendere visione degli atti di un procedimento, ma anche che l’attività amministrativa deve ispirarsi al principio di trasparenza, inteso come accessibilità alla documentazione dell’amministrazione o ai riferimenti da quest’ultima utilizzati nell’assumere una determinata posizione.
Ciò consente ai cittadini di vedere garantiti i propri diritti nei confronti dell’amministrazione pubblica.
Ai sensi dell’art. 22 della legge 241/1990 è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, foto cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.
È possibile chiedere l’accesso agli atti amministrativi ai sensi della Legge 241/1990:
- per ottenere copia o visionare un atto amministrativo;
- per avere, in generale, un pronunciamento formale da parte di una pubblica amministrazione fondamentale per poter conoscere i motivi che l’hanno indotta a prendere un provvedimento, verificarli ed eventualmente smentirli;
- sollecitare una risposta da parte della stessa amministrazione;
- acquisire informazioni relative ad un procedimento amministrativo;
- conoscere i presupposti e le ragioni giuridiche che ne hanno determinato la decisione;
Sono previste due modalità di accesso (ex D.P.R. 352/1992):
Accesso informale
Si esercita mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare, o che ha già formato, l’atto conclusivo del procedimento e che lo detiene o lo deterrà stabilmente. Le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l’accesso, hanno istituito un apposito ufficio: l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.), che esamina la richiesta immediatamente e senza formalità.
Accesso formale
Il cittadino può sempre presentare una richiesta formale, compilando un apposito modulo che le singole amministrazioni mettono a disposizione, oppure scrivendo l’istanza autonomamente, inviandola tramite raccomandata A/R, tramite posta elettronica ordinaria o posta elettronica certificata (p.e.c.) oppure depositandola a mano all’ufficio protocollo dell’amministrazione/ufficio.
In quest’ultimo caso l’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta, così come previsto dal D.P.R. 352/92 (art. 4, comma 2).
E’ possibile però che sia l’amministrazione stessa a richiedere di presentare formale istanza; ciò si verifica se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale, oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull’identità o i poteri rappresentativi.
Il diritto di accesso si esercita nei confronti di:
- Amministrazioni dello Stato;
- uffici pubblici;
- aziende autonome;
- enti pubblici;
- concessionari di servizi pubblici.
L’accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonché nei casi di segreto o divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall’ordinamento. Pertanto, è compito delle amministrazioni individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati.
Il diritto di accesso può essere esercitato da tutti coloro che dimostrino di avere un interesse giuridicamente rilevante nei confronti dell’atto e/o del procedimento oggetto del diritto di accesso.
La richiesta di accesso dovrà essere inoltrata all’ufficio che ha formato il documento e che lo detiene stabilmente, ed è esercitabile fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenerlo.